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中小企業HR的痛我懂

2018/05/08

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上述是一份針對中小企業人事或管理單位的『人事勞務調查』統計結果,讓人擔憂的是中小企業人資單位工作偏重在勞務與考勤事項!


曾看過2015年一份白皮書,書中提到台灣中小企業有138萬家(佔企業97.7%): 中小企業就業人口876萬(佔就業人口78%); 銷售額(佔全台銷售30%); 中小企業存續10年以上(佔50.4%); 家族企業(佔全台70%); 企業主平均年齡62歲); 盼二代接棒(佔58%)…………………

    

台灣中小企業因規模小,受經濟循環影響很大,稍有不慎就可能會淘汰出局。 從白皮書的數據中也可發現,台灣中小企業營收只佔全國30%,但卻要支撐全國78%的就業人口,偏低的營收勢難以高薪來吸引人才,再加上偏高齡的經營者,可謂是先天不足後天也失調……


而今經濟低迷及修正後的勞動法令,也使得中小企業人力資源管理愈來愈難運作,許多企業經營層並不是不願往高層次的人力資源去發展; 只是每天處理例行的人事行政工作,幾乎就佔8成的工作量,再加上人資部門人數精簡,有些甚至由財會人員兼任。以我多年的觀察,台灣中小企業人資部門的人數配置比例,約略每100-150人才會配置一位,所以百人以內的企業人資單位更是艱辛,何遑談論企業的人力資源發展……

     

為什麼談這個議題呢?因為如果不好好的了解到底哪些事情佔據了人資部門八成的時間,又如何能夠從這些事中節省出時間,讓人資部門可以思索企業未來的人力資源發展?以下就是我們的發現:

 


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工時加班困擾: 工時排班表很重要,哪天是休息日、例假日、國定假日等?加班費率是不一樣的!超時加班、是加班還是處理私務,勞檢單位很困擾…..加班補休折算代金、未休完要還原當時加班費之金額,這些繁瑣的紀錄與計算,確實很花時間又容易出錯。



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勞動檢查困擾:2018年3月1日法令修正,多了很多需要勞資會議或勞資協議的地方,而勞動檢查除了要這些資料外,還需準備一大堆資料,如:員工資料表、出勤紀錄、薪資清冊等、、,若不小心出錯還要被罰2-100萬。當然人資單位必須要花很多時間在確認、勾稽、核對等作業。因此如何降低因應勞檢困擾是目前中小企業一大議題!




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休假管理: 員工關心休假正常與否,目前是個重點,結算期間不同,搞不清楚是週年制、或曆年制; 是否可遞延一年? 員工對休假遞延、加班補休期限,未休完之特休假或補休結算作業各種假期處理困擾。




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出勤管理:一般公司在乎出勤紀律,而同仁更在乎月底薪資有沒有多扣?有沒有準時出勤,總是到月底才知道?無法即時掌握同仁當天出勤狀況,未打卡等、、、



針對這些佔據人資單位8成時間的事情,似乎沒有一件事可以不用做的,所以該怎麼做才能更有效率更節省時間呢?二大建議可以參考:

 

(1)人事管理系統優化,減少人事瑣事時間比例

最近法令變化讓許多中小企業很難用單純excel與人工管控,工時管理、加班補休、特休、上下班刷卡、各項假期管理需要一套【懂勞動法令】系統幫人降低人工作業疏忽,讓人事人員有限之下,做一些高價值人資工作,另外配合外部專業顧問諮詢法令搭配,相信中小企業會提升人資管理功能!

另外考慮線上簽核,智能考勤提醒功能給勞資雙方,強化主管平日供平日關心,出勤休假異常可以提早預防同仁異動問題。


(2)讓部門主管有人事主管職能,強化人資發展

無論貴公司是否KPI或OKR等績效管理工具導入,數據統計功能很重要,人事單位提供各項統計報表(如離職率/人均產值/薪資成本比/績效評比等)讓老闆與部門主管有感,並提升部門主管針對人資管理管理技巧學習與認知,也可以降低將人資管理功能都在人事單位,一方面可兼顧中小企業規模不大,讓部門主管就是最好人事主管!



附圖:   107.3.1勞基法修正影響

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