您的企業適合『混合辦公』嗎?

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您的企業適合『混合辦公』嗎?

2021/8/3

拜讀微軟針對全球與台灣對混合辦公的意願調查報告後,得到很有趣的結果。相信企業在未來工作上,會有新的型態啟動,以下摘錄報告部分內容,並提供個人心得與建議。

   新冠疫情肆虐全球各地,各國企業紛紛實施居家辦公(WFH),而不論疫情何時才能過去,台灣的員工與企業主有大半都已準備好迎接「混合辦公」(Hybrid Work)時代的來臨。根據微軟「工作趨勢指數」(Work Trend Index)調查結果,台灣有66%員工希望在疫情趨緩後,仍能保有遠距工作的選項,並有52%企業領導者傾向於採取混合辦公模式來重新設計辦公室空間。台灣有53%員工表示,如果企業可以接受遠距辦公模式,他們會願意到該公司任職,讓員工有機會搬回家鄉工作,或是讓工作與家庭有更好的平衡。」

混合辦公意願調查.png

個人摘要兩個心得

1.    灣的員工與企業主大半都有迎接疫後「混合辦公」(Hybrid Work)時代的來臨。根據 微軟上述「工作趨勢指數」(Work Trend Index)調查結果,台灣有66%員工希望在疫情趨緩後,仍能保有遠距工作的選項,並有52%企業領導者傾向於重新設計辦公室空間,看來有一致性看法至於採取混合辦公模式「會議疲勞」及「數位超載」將是遠距工作必然帶來的新挑戰。員工身心健康也會是混合辦公趨勢下問題,企業要更加重視的是如何讓員工身心工作效能兼顧

 

2.    不同產業與職務在面對轉型混合辦公的過程中,應該有所差異,需注意是否有因不同部門屬性來設計新工作模式,此時也是優化流程與績效管理的好時機。建議企業從部門屬性、工作流程、工作場域三個面向著手。


提出兩個重新與一個從心建議:

1.    重新整合工作屬性:事實上門市租金與辦公室租金成本不便宜,未來混合辦公模式也需重新思考部門工作特性與資源重新整合,過去以部門別來設計空間,如業務職晨會結束後,接下來訪行程,常常個人辦公桌空盪盪一整天;會議室過去空盪盪空間,現在可能視訊會議安排滿載不夠使用。可以先考慮那些部門屬性適合混合辦公設計(如研發設計、業務行銷等)、再考慮工作流程(早上晨會,接下來自行拜訪客戶或專業設計等,次日工作進度回饋等)、再來理想場域設計後(可能考慮辦公場域重新組合,可能縮減租賃辦公或門市空間,或重新評估場地或找分據點可能性)。

 

2.    重新整合績效管理:工作流程調整後主管日後不見得整天盯著員工工作,比如業務職或研發或行銷設計職,可能每天或每周晨會(實體或線上),討論每周或天工作進度重點,透過每月或季透過明確計量OKR查核任務進度執行評量,其中有授權部分,也有員工自我掌控任務部分,同時結合公司績效評估與查核重要性,並將每月、季或半年等績效獎金與獎懲連結一致性。改變過去傳統每天督導工作進度、人事考勤規範、半年與年度考核管理方式重新洗牌,並且讓工作效能相對提升。

3.    從心整合人才團隊人才團隊日後面對面溝通協調時間減少「會議疲勞」及「數位超載」是遠距工作必然帶來的新挑戰,員工身心健康也會是混合辦公趨勢下重要議題,企業線上溝通勢必增加雖然可提升效率,但人的疏離感也會同時增加,當然包含了與客戶互動避免以上衍生顧慮在團隊溝通及課程設計方面須多考量如設計新人入職或專業培訓必要性的影音課程解決遠距調訓與即時性問題,但仍需要求主管或指導員定期執行面對指導達成線上與實體混成培訓(hybrid Training)另外增加面對面月會或實體團隊互動課程強化推動品質我個人強烈建議在執行定期績效面談時,仍以面對面較佳,同時年度面談改由至少每季主管要運作一次。

另外協助員工做些身心管理是重要事情,規劃員工正念靜心等課程(Mindfullness),讓員工了解如何面對壓力挫折與自我運動習慣建立。

 

外在環境演化,就是組織與個人就是調整進化最佳時機

 

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