因應疫情,企業是否有接種「企業疫苗」?

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因應疫情,企業是否有接種「企業疫苗」?

2021/9/5

作者: 吳桂龍  仲悅企管總經理 + 趙祺翔  TED講者/暢銷書作家/企業培訓師

  

    公司老闆或主管總是嫌員工「不會用老闆角度想事情」,員工總是覺得「老闆沒將目標任務講清楚…..雙方都會認為是對方問題,在不斷誤會中共事,當雙方內在想法與外在表達無法一致時,一旦觸發導火線,所引發的衝突到可能導致雙方冷漠相對或心存芥蒂,或主管消極對應人才,雙方很難再愉快的一起工作,更遑稱工作會有好的績效表現,最後人才可能怠工或掛冠求去,這都是對組織效能的傷害!

    

   這個議題在疫情期間特別突顯,因為許多企業開始實施WFH(居家工作),所有的溝通,不管是對內(工作進度回報)或對外(業務客戶拜訪)都只能透過線上作業(視訊、電話、e-mail),但相較於實體溝通,線上會議溝通很辛苦,而同仁的工作日誌紀錄跟流水帳一樣,看不到工作關鍵績效與成果。即便目前疫情解封降級,許多業務性質也不易回去先前工作模式,無論主管與員工、跨部門同事、客戶與供應商等,平日面對面都不易溝通工作績效掌握何況遠距雲端工作。

    

    我們回歸管理核心本質,企業是否有建立每季或月「目標與關鍵任務OKR」並拆解到日或周,且將重要工作做成checklist,可週期性查核與修正工作項目,此checklist可存在雲端或公司內部公用槽中隨時查詢。同步強化同仁遠距開會技巧與原則。如此一來,相信可降低溝通上障礙,並強化工作績效管理。

  

工作績效如何善用? OKR~如何做最重要事

1.     經營者與主管須至少每季要做出該季工作目標與關鍵任務,透過數據、圖表說明,並查核回饋。

2.     同仁依據主管目標或關鍵任務,寫出更具體執行方案,從季到月、周或日,透過查核清單Checklist呈現各項任務。考核時間到時,可自評及提出問題與建議,並由主管回饋點評。

3.     固定時間節點,如周會、月會等部門會議。而老闆及主管至少每季與同仁績效面談一次,給予同仁回饋與指導,最好實體面對面,線上亦可。

4.     半年至一年累計相關數據資訊作為公司績效評估參考。


日常工作績效如何有效溝通?

然而,有了好的線上績效管理方式,就足夠讓企業營運績效突飛猛進嗎?當然不是,除了有好的績效管理工具之外,『溝通』也是一個很重要的議題。

疫情期間,幾乎所有公司全面進行線上會議及線上工作模式,這樣的方式有利有弊,但若掌握好線上會議與溝通技巧,相信會讓利大於弊,溝通更有效益,合作更沒距離,針對線上會議、信件回覆,聊天軟體,提供以下溝通技巧分享。

 工作績效.jpg#線上會議

1-    會議前:

l   先想好,再討論:針對每個人所要報告的事項,事先列點,並做成書面,想清楚了,線上會議就不會浪費時間。

l   時間掌握:約好一段時間進行會議,請其它人就不要同時多工處理其它事務。

2-    會議中:

l   設主持人:要有一位會議主持人,掌握會議守則,帶領會議推進。

l   確保發言被紀錄:會議軟體會有遲延等可能,主持人要保持覺察,提醒發言者打開麥克風,也要確保重要的發言,有被紀錄。

l   保持專注:會前最好能建立會議守則,專注不分心,有效地把會開完。

l   保留彈性:溝通中,會因為系統關係、距離拉遠,有時並不一定能抓到彼此重點,或有誤會,有禮貌地問清楚,說明白,團隊不傷感情。

3-    會議後:

l   會議紀錄:決議事項要有負責人,日期,若有下次會議,要載明時間,做成正式紀錄前,先發言給與會者,最後再成為正式版會議紀錄。 


#信件回應

1.      及時性:最好能至少34小時,開一次信箱,及時回信。

2.      列點回覆:把重點列點,不要所有內容混成一篇文章,會抓不到重點。

3.      敏銳:不只回應問題,更回應需求,文字在冰山上,情緒需求在冰山下。

4.      前中後:前不忘問候,中不忘關係,後不忘總結,有禮有節地回信。

5.      後續行動:不僅回信,要把進度紀錄在行事曆,以利追蹤。


#聊天軟件

1.      時間觀念:不隨意打擾,掌握對方合適能回應與溝通的時間。

2.      交流時間:不要過長,商務會談,重要掌握到,就可以貼圖做為結尾訊號。

3.      禮貌用語:線上文字交談,很容易會有冷冰感及誤會,多注重禮節。

4.      約定群組解散時間:提前預告群組解散期,解散前群主禮貌地向每人道謝。

 

許多人還不習慣全面線上作業的對談模式,多一分貼心,就少一分摩擦,團隊合作才能越合作越有效益。

 

企業該如何面對新疫情時代下,工作模式的轉變呢? 

新疫情時代企業需接種的『企業疫苗』

預約接種專線:02-2712-0770 

聯絡郵件:[email protected]


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