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【協同效能】~ 如何讓跨部門工作更順暢、與有價值? 仲悅企管 吳桂龍

2018/11/01

協同效能】~ 如何讓跨部門工作更順暢、與有價值?                                      (仲悅企管  吳桂龍 文)

                                            

    當組織運作通常是以專案進行時, 跨部門溝通中的【協同效能】是組織協調與績效提升的關鍵!!但企業卻常常忽略到這件事的重要性~

    某一設備業者, 每項生意都屬於專案管理, 因此跨部門溝通協調就顯得很重要, 所以配置一位同仁擔任專案經理的角色, 並定時與總經理報告專案進度,感覺上應該完美設計。但幾項專案同時進行時,就會發現各項專案進度落後,品質也有問題, 延遲交貨且客訴問題不少!這讓公司懷疑專案經理角色是否稱職?

    首先擔心他的專業與管理能力是否有問題?但實務上發現運作很OK,因為當初就是因為這項職能表現最佳,才選他當上這各角色。公司最後終於找出核心原因:缺乏基本協同效能』, 而這能力取決在三件事:(一)是否有明確進度與數據掌握報表 (二)溝通會議進行方式  (三)缺乏協同工作誘因。


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(一)是否有明確進度與數據掌握報表

    由於各部門間彼此專業度、著力點不同。 比如:研發部門設計規格與時效, 會影響採購材料與外包商配合狀況,軟體與硬體部門,時效與規格需要密切協調。因此需要一份專案進度管控表及查核點且是否可快速在協同平台上看見彼此進展?如:交期時效、品質標準、工時成本等查核點是一件很重要的事!可善用雲端平台可強化協同工作效能~

 

(二)溝通會議進行方式

    會議是否有效率?關鍵在於主持人引導:

首先,主持人事前數據與資料準備,預計會議中討論哪些討論重點?

二者,會議中先確認主題重點。進行中如何讓組員,打開心胸聽不同聲音,接納好意見,鼓勵建設性批評,別忽略少數人不同意見等、、、

   最後,會議要有決議與行動方案,會議常沒有決議,會導致會議一次又一次召開,沒有達到會議效能,反浪費大家時效。

某位知名國際企業經理人提到~會議主持人要有【三張牌】~

紅牌(challenge-have another solution):當會議一言堂與沒意見時,主持人應該提出這張,鼓勵大家提出不同意見、創意挑戰性的建議,如此才不會產生集體愚蠢現象!

綠牌(ask me why):當大家意見歧見很大時,重點要引導每個人意見說明其理由與論點,讓大家評估是否合理?而不是淪於意識形態糾結不清,無法進行共識。

灰牌(get back our track):當某些人離題太多,主持人應協助導回主題,避免無效冗長的發言干擾會議進行。


(三)缺乏協同工作誘因

   古有明訓:【動之以情、說之以理、誘之以利】,如果專案經理對專案成員沒有獎懲權力,那麼同仁工作動機會降低很多,但有許多經營者認為這是本份工作,不用任何激勵獎金,事實上專案獎勵核心不在職掌,而是這專案完成時效、品質、成本、客戶滿意度等議題的激勵,那就不會胡蘿蔔亂給了。


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