專案管理的概念與範疇

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《Google工具輕鬆上手!專案管理不用怕》 作者:蔡興正

2018/11/08

現代人事情很多,不管是公事還是私事,每天總有做不完的事,所以才會覺得這些做不完的事有必要管一管。因此,衍生出了「專案管理」以及「時間管理」兩個概念。不過專案管理聽起來有點難,到底什麼是專案?常聽高手說,人生無處不是「專案」。

專案感覺上很特別,其實專案無所不在,例如:搬家結婚舉辦員工旅遊…等都是專案。專案與一般工作有什麼差別呢?通常工作,一般指的是例行性的日常工作,對相於一般工作來說,專案是屬於非例行性的,專案有以下幾個特徵:

  • 清楚定義的工作範疇

  • 具一次性跟多工作業

  • 會有明確的開始及結束的時間

  • 有預算的限制

  • 有一個專責團隊


由以上幾特徵,進行簡區分一下,是否比較容易判斷呢?進一步來說明,專案管理的三五十,分別為金三角,五流程,十領域。當然這是給初次進行專案管理的夥伴,相關的細節就請參照PMP。

專案管理裡的金三角為何?就是時間、品質與成本,這三個是專案經人最關心的,完成一個專案我們經常掛在嘴邊,要如期、如質、如預算。


專案進行時要管理的事務較多,因此會有一個標準的流程讓大家依循。為了要讓專案能達到金三角的要求,進行專案時候我們通常會依據五大流程。五大流程從右上角開始分別為起始、計劃、執行、控管最後是結案,那這五個流程的關係是什麼呢?

專案的起始會有一個目標,這個目標用來訂計劃有了計劃之後會執行,在執行的過程我們必需要進行監控與控制,因此計劃、執行與監控就會形成一個小循環,不斷的循環到專案結束為止,然後最後會進行專案結案的動作,五個流程當中會有許多的細項需要執行,依序往下開展我們稱之為十大領域。


專案管理的十大領域裡,A會有序為專案的整合、專案的範疇,專案時程規劃、專案的成本,專案的品質、裡面會有哪些成員,還有溝通的機制、專案的利害關係人,專案的風險、最後為採購,以上就是我們經常聽到的五個大流程及十大領域。




對於第一次接觸專案管理的朋友是否有初步的認識呢?如果想要進一步深入瞭解專案管理的運作方式,建議各位可以買相關書或上網搜尋相關的資料或是參與相關課程,在專案有了基礎概念之後在未展開專案之前,通常我們先會對專案範疇先進行確認,專案範疇是非常重要。

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了,當主管交辦一項工作下來時,你如何確保你完全明瞭主管要你做的內容是什麼?也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求。


以讀書會例,主管要的是大家都參加,你限制名額,因為你告訴他,這樣做,比較省成本,也不會浪費大家的時間,但主管卻說,要大家參加主要是要提升競爭力,為未來準備,把你「柔性勸導」一陣子,希望下次能問清楚,當你犯了類似的錯誤,代表執行的範疇不對,因為範疇管理清楚的告訴我們:「完成所有範疇內的事情,且只做範疇內的事情。」為何?回到專案的定義與金三角,就清楚明瞭。


重新來過,如果公司想要辦一個讀書會,那大家都會一頭霧水,讀書會目的?讀書會的內容?我要去哪裡讀?我一定要參加嗎?那麼如果我們要將讀書會的內容,描述的清楚一點我們可運用管理理論5W2H,這是一個廣為人知用於工作內容思考通用型架構。


用一個實際的案例來跟各位說明例,例如公司想要辦讀書會但這樣子不容易定義清楚,我們可以將它展開配合管理理論五W2H來,展開之後就會變成這樣,有目的、內容、地點、成本、時間、人員、以及如何做,各位有沒有發現我們要辦讀書會這件事情,透過這樣的架構來展開就會變得非常清楚,這一張圖是如何做出來的呢?它是用心智圖軟體Xmind完成的,相關請參考以下文章:架構思考讓企劃有好開始-11



一個專案的範疇在定義上,若是初學者或是一般性的專案,可善用管理理論來配合,才不會導致專案無法結案的困境,範疇一但出現誤差時,時程、成本與資源的預估就會造成偏差,甚至可以說是整個專案的規劃都會出了問題,專案範疇定義不清或者範疇控制不當,專案執行過程中,若是進行修正時,所花費的成本往往非常高,範疇定義首重需求的收集與確認,前頭多下功夫,後頭才會輕鬆。


專案管理工具:請按我

資料來源:CPFS職人旅圖

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