文章區

工作時,常會被其他的臨時交辦的事情中斷,我該怎麼處理? 作者:葉昌彬

2018/05/31

在工作中最怕像這樣不斷地起頭卻收不了一個尾,不僅在工作的績效上交代不過去,個人的內心感受也是莫名的空虛。這個問題的根源就在於:需要處理的事情太多太雜,而能夠持續專心的時間太碎太短了,解決之道不外乎:一是將事情做好規劃,另一是將時間做好規劃。

工作時,常會被其他的臨時交辦的事情中斷,我該怎麼處理?_resized.png

一、規劃好待辦事項:每天開始工作前,先花十五分鐘審視一下今天的工作,列出數件(通常是三到五件)當天必須完成的重要工作,也就是所謂的待辦事項(To Do List)。按照「輕、重、緩、急」的時間管理原則,除了在緊急向度上需要優先處理的項目外,每天也排入一些重要但不緊急的工作預先消化,以免所有的重要事項都必須等到進入緊急狀態了,才有被處理的可能。列待辦事項的原則不是許願清單,不是列得愈長就表示愈有效率,而是每一件列出的項目在當天結束前都必須完成,如此才能解決一事無成的空虛感。

二、規劃好零擾時段:對於必須詳盡規劃或深度審閱的工作,通常需要較長的持續時間醞思處理,誠如《論語》所說:「學而不思則罔」,工作上也需要醞釀發想的時間投入,才可能有融會貫通、別出心裁的創新,在這裡可以參考許多研發部門的作法。通常人的腦力活動最佳時段在上午十點至十二點是白天第一個高峰,下午三點至五點是第二個高峰,在這兩個時段都盡量不安排會議或行政事務,以便讓設計工程師們將時間(亦即腦力)投入最有價值的研發產出,這段時間就是所謂「零干擾時段」,主管也盡量不在這個時間交辦事務。

      無論是否設有零干擾時段,對主管而言除了必要的管理外,應該盡量維持團隊的工作節奏,例如,不要一想到什麼就立刻交辦,一再中斷的干擾很可能導致工作效率與情緒低落。因此除了緊迫的工作外,如果擔心一些天馬行空的好點子當下不講等會兒就忘了的話,不妨先摘記下來,在確認其可行性或於合適的時機再詳細討論交辦,也可促進管理品質與成效的良性循環。

      從員工的角度來看,適時回報進度跟預報工作規劃也是配合管理的方式,尤其手邊已累積許多亟待處理的緊急事務時,讓主管始終處於「知悉」的狀態還可能為您爭取相關資源協助。一旦建立起團隊工作的慣性,便能提昇溝通合作的默契,持續改善績效完成工作。


你可能還想看

1. 數據轉型 (2018/06/11)

2. 工時應用--變形工時 作者:葉昌彬 (2018/05/31)

3. B2B、B2C行銷方式大不同 作者:仲悅企管 (2018/05/31)

4. 如何活用OKR(關鍵成果指標)工具, 優化企業與個人績效 作者:仲悅企管 (2018/05/31)

5. 面對問題,該如何調整自己心態面對?作者:吳桂龍 (2018/05/24)

Logo

仲悅企管創立於西元2003年,主要協助中小型企業諮詢輔導公司,主要服務項目包括:策略規劃、組織優化、KPI與OKR績效管理、薪酬優化、薪資調查、主管能力優化培訓、勞動法令……等

聯絡方式

104台北市復興北路164號7樓
Phone:02-27120770
Fax:02-27120773
Email:[email protected]